Gestión de Archivos y Archivo Digital

Del archivo tradicional al digital

Gestión de Archivos 2018-07-03T10:13:36+00:00

La Gestión de Archivo tiene como objetivo lograr un adecuado control de la documentación producida, seleccionando aquella documentación cuya conservación resulta de interés, optimizando y regulando el acceso a la documentación.

CONSULTORÍA Y DEFINICIÓN DE PROCESOS

ODEI le ayuda a definir el ámbito conceptual (sus procesos y procedimientos) de trabajo:

  • Definición del Sistema de Archivos: orientaciones, propuestas, niveles de archivo, funciones, responsabilidades…
  • Analizar la Normativa aplicable según el sector.
  • Definir las Herramientas Organizativas adecuadas a la organización: cuadro de clasificación y calendario de conservación y acceso, fichas de valoración documental, Tipos documentales y Metadatos.
  • Establecer la Política, los Procesos y Procedimientos de gestión de archivo: ingreso, transferencia, expurgo, acceso, preservación, custodia, préstamo…
  • Asistencia, Asesoramiento y Formación a la organización.
  • Estimar y definir un Plan de Trabajo para llevar a cabo la implantación de las soluciones: Análisis y definición del sistema informático de gestión de archivo, Propuesta del tratamiento de documentación actual, Análisis y definición de depósitos y espacios físicos.

IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES INFORMÁTICAS

ODEI facilita la Implantación de soluciones para archivo físico y electrónico, contemplando diferentes alternativas de solución:

  • Ayudando en el proceso de selección de la Herramienta del Mercado más adecuada.
  • Definiendo una posible solución a medida e integrada con la infraestructura informática de la organización.
  • Dando asistencia adecuada para la implantación y adecuación de las soluciones seleccionadas e infraestructuras informáticas.

teniendo en cuenta, en todo momento, la Integración con posibles sistemas corporativos o definición/selección de nuevos si no existen: Plataforma de Gestión de Documentos, Firma electrónica, Gestión de usuarios / Seguridad, Auditoría informática, Aplicaciones específicas que gestionen documentación, Soluciones de digitalización masiva, …

ARGES® – LA SOLUCIÓN

Como resultado de sus años de experiencia, ODEI posee una solución propia denominada ARGES® que incluye servicios de: personalización, puesta en marcha y adecuación de sus procesos de trabajo.

Es un Sistema Informatizado de Gestión de Archivo versátil, ágil y seguro que permite gestionar de forma sencilla e intuitiva la documentación de archivo, con amplia implantación en el mercado desde 1997.

Arges®, es un Sistema Informático de Gestión de Archivo que permite:

  • Agilizar el acceso y la localización de los documentos.
  • Garantizar el control de la documentación transferida y archivada y el control de las consultas, préstamos y devoluciones de los documentos.
  • Facilitar una distribución eficaz de la información.
  • Automatizar y Controlar los procesos de transferencias y de expurgo de la documentación.
  • Contemplar la integración con el archivo de documentos informáticos así como la integración con otros sistemas informáticos.
  • Obtener múltiples Informes y Estadísticas de Gestión

Todo ello en base a las normas especializadas nacionales e internacionales aplicables, como:

  • ISAD (G) General International Standard Archival Description.
  • ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families
  • Open archival information system (OAIS) – Reference model

Más información ARGES

Referencias destacadas

Oficina Territorial de Gipuzkoa, del Departamento de Industria, Comercio y de Turismo
Organización de la Documentación del Archivo

Oficina Territorial de Industria, Comercio y Turismo de Álava
Asistencia técnica para la digitalización y organización del archivo

Gobierno Vasco
Identificación, análisis y valoración de las series documentales generadas por el Departamento de Industria, Comercio y Turismo y el Departamento de Vivienda y Asuntos Sociales.

EJIE
Estudio para la optimización de la gestión y organización del archivo del área de administración

Instituto Foral de Bienestar Social de Álava
Proyecto de asistencia técnica para el tratamiento archivístico de expedientes del área de tercera edad

Archivo Municipal de Vitoria-Gasteiz
Catalogación informatizada de documentación administrativa

Mercedes Benz España
Estudio del Sistema Archivístico

Euskaltzaindia
Implantación de un sistema de gestión de expedientes y archivo

Bilbao BizkaiaKutxa – BBK
Catalogación, Ordenación, Informatización y Transferencia de los Fondos de Archivos Centrales.
Migración de la aplicación de gestión del Archivo General a un entorno DB2 de IBM.
Estudio del Sistema de Gestión de Archivos Centrales y Almacén.