Digitalización y Metadatos

Análisis y Tratamiento Digital de la Información

Digitalización 2018-01-01T13:03:27+00:00

“La digitalización permite a las organizaciones disminuir o eliminar el uso de la documentación en papel y proporciona una mejora en la eficiencia de los procedimientos, en la calidad del servicio y la productividad de la entidad.”

Tenemos experiencia en digitalización de todo tipo de documentos y archivos en el ámbito de empresas privadas y administraciones públicas, así como en soluciones sencillas, eficientes y rentables para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos digitalizados.

CONSULTORÍA INTEGRAL

Análisis de la organización y Estrategia de digitalización 

Realizamos un análisis de los documentos, flujos de trabajo y aplicaciones utilizadas en las diferentes áreas de la organización, y proponemos a nuestros clientes diferentes estrategias de digitalización de documentos, así como los criterios a tener en cuenta para la digitalización de los mismos.

Una vez determinadas los documentos a digitalizar, establecemos los criterios técnicos para la digitalización para cada tipo documental, formato de salida (PDF, TIFF, JPEG,…), resolución de captura, compresión, metadatos del documento para facilitar su consulta y OCR. Además planteamos propuestas de archivo de los distintos soportes documentales y autentificación de los documentos mediante firmas digitales y sellados de tiempo.

SOLUCIONES INFORMÁTICAS

Gracias a nuestras soluciones informáticas podemos garantizar en todo momento el  seguimiento y trazabilidad de la documentación, permitiendo desde el inicio del proceso su identificación, localización,  seguimiento y posteriormente, su accesibilidad y tratamiento desde los sistemas de gestión documental del cliente. De este modo, se pueden ofrecer las mejores garantías de calidad, confidencialidad y fiabilidad.

El sistema informático será coherente con las políticas de seguridad que establezca el cliente. Así mismo es posible incorporar al flujo de trabajo documentos en papel con ficheros electrónicos preexistentes en su organización (PDF, Word, Excel…) para unificarlos en expedientes electrónicos completos.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN 

Dividimos el proceso de digitalización documental en las siguientes fases:

  • Recogida: nos encargamos de la recogida y traslado de la documentación, y si lo prefiere podemos trasladar nuestro equipo humano y técnico a sus instalaciones.
  • Recepción y preparación:  realizamos el inventario de la documentación recibida y la preparación del material (eliminación de grapas, alisado del papel, inserción de separadores, etc.)
  • Escaneo: control de la calidad de la imagen y disposición de equipos especializados para la documentación a tratar. Los formatos de imagen se adaptarán a las necesidades del cliente (PDF, TIFF, JPEG, GIF, etc.)
  • Metadatos: introducción de los metadatos que se consideren relevantes para su debido control, autenticación y recuperación de la información
  • Indexado: por medio de la indexación y catalogación de la documentación se facilita la consulta y recuperación de la información contenida en los documentos.
  • Entrega e instalación: generación de discos duros o memorias digitales si así se requiere o incorporación de la documentación digitalizada en equipos y sistemas predeterminados por su organización.

Referencias destacadas

BOPV: Recuperación del Fondo Histórico
Aplicación de Búsqueda en Base de Datos Documental de todos los Boletines Oficiales publicados en el País Vasco desde 1936 hasta la actualidad

Enciclopedia Auñamendi: Fondo Estornes Lasa
Digitalización de textos e imágenes, procesamiento OCR y corrección de los textos de la Enciclopedia de la Editorial Auñamendi y creación de Base de Datos Documental a partir de 46 tomos (25.000 páginas, 102.000 voces y 45.000 imágenes)

Archivo Gráfico del Centro de Patrimonio Cultural Vasco
Catalogación y Digitalización del inventario e imágenes  del Archivo Gráfico del Centro de Patrimonio Cultural Vasco.

Fondo fotográfico de la Diputación Foral de Álava
Tratamiento informático y digital de diversos Fondos Fotográficos de la Diputación Foral de Álava: Análisis Documental, Desarrollo Aplicación, Digitalización de imágenes

Fundación Museos de Bellas Artes de Bilbao 
Digitalización de imágenes y descripción de fichas en el Sistema Multimedia de Información de Museos de Bellas Artes.

Biblioteca Digital de Euskadi
Creación de recursos digitales mediante la digitalización e indexación de fondos del patrimonio bibliográfico depositados en las instituciones de la Comunidad Autónoma Vasca para su difusión en la Biblioteca Digital de Euskadi.

Intranet de Prensa del Gobierno Vasco
Selección de noticias, digitalización, indización y elaboración de los Dosieres de prensa del Gobierno Vasco y mantenimiento de las Bases de Datos de Prensa.

Dosieres de prensa diarios para Juntas Generales de Álava
Selección de noticias, digitalización, indización y elaboración de los Dosieres de prensa de interés para las Juntas Generales de Álava.

Tratamiento y gestión documental de los expedientes de la RGI y PCV
Control y seguimiento de los procesos de digitalización de la documentación de Renta de Garantía de Ingreros (RGI) y Prestacion complementaria vivienda (PCV), catalogación e integración en los sistemas de gestión del cliente.

Consultoría del Registro Municipal del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz
Consultoría para determinar las necesidades / beneficios de la digitalización de la documentación recibida en el Registro de entrada Municipal del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz y los procedimientos para llevarlo a cabo.